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Erklärung zur Unternehmensführung

Die Erklärung zur Unternehmensführung gemäß § 289f HGB und § 315d HGB beinhaltet die Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex, relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken und die Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie deren Zusammensetzung und Arbeitsweise von Ausschüssen des Aufsichtsrates, die Zielgrößenfestlegungen nach § 76 Absatz 4 und § 111 Absatz 5 AktG und die Angaben zur Erreichung der Zielgrößen sowie eine Beschreibung des Diversitätskonzepts.

Die aktuelle Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex findet sich hier.

  • Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

    Ergänzend zu den Empfehlungen weist der Deutsche Corporate Governance Kodex Anregungen aus. Eine Darstellung und Begründung der Abweichungen von diesen Anregungen ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Technotrans legt jedoch auch die Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex bei der Unternehmensführung zu Grunde.

    Für Vorstand und Aufsichtsrat sind die Empfehlungen und Anregungen des Corporate Governance Kodex ebenso wie die gesetzlichen Vorschriften integraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Die Gremien überprüfen die Einhaltung der Standards in regelmäßigen Abständen, sodass für die Aktionäre, die Mitarbeiter und nicht zuletzt für das Unternehmen selbst die Berücksichtigung der Aspekte jederzeit gewährleistet ist.

    Nachhaltiges wirtschaftliches, ökologisches und soziales Handeln, das geltendes Recht beachtet, ist für technotrans unverzichtbares Element unternehmerischer Kultur. Hierzu gehören auch Vertrauen, Respekt und Integrität im Umgang miteinander. Die konkreten Prinzipien und Grundregeln für unser Handeln sowie unser Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Öffentlichkeit sind im technotrans Verhaltenskodex zusammengefasst [www.technotrans.de/de/investor-relations/corporate-governance/compliance.html]. Zudem hat technotrans den Global Compact der Vereinten Nationen unterschrieben.

    Compliance als Gesamtheit der konzernweiten Maßnahmen zur Einhaltung von Recht, Gesetz und verbindlichen internen Regelwerken ist bei technotrans eine wichtige Leitungs- und Überwachungsaufgabe. Der Vorstand hat seine ablehnende Haltung gegenüber Kartell- und Korruptionsverstößen im technotrans Verhaltenskodex unmissverständlich zum Ausdruck gebracht.

    Dieser Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter der technotrans Unternehmensgruppe weltweit bindend. Er definiert grundlegende, weltweit gültige Verhaltensstandards und beschreibt, welches Verhalten von den Mitarbeitern erwartet wird. Es ist Aufgabe der Vorgesetzten, ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen. Schon der Rechtsverstoß eines einzigen Mitarbeiters kann die Reputation unseres Unternehmens ernsthaft beschädigen und technotrans erheblichen - auch finanziellen - Schaden zufügen.

    technotrans toleriert keine Rechtsverletzungen und wird keinen dafür Verantwortlichen vor Sanktionen durch die Behörden schützen. Verstöße gegen Gesetze, internationale Standards und interne Vorschriften können Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen (einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses) und zivil- oder strafrechtlich verfolgt werden.
    Fast immer lassen sich Rechtsverletzungen vermeiden, indem frühzeitig Rat beim Vorgesetzten, der zuständigen Abteilung (z.B. der Personalabteilung) oder dem Compliance Officer gesucht wird.  Außerdem ist jeder mutmaßliche oder tatsächliche Verstoß gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien zu melden.

    Die besondere Bedeutung von Compliance bei technotrans wird dadurch hervorgehoben, dass ein Mitglied des Vorstands für die Konzernfunktionen Recht & Compliance zuständig ist. Dieses Vorstandsmitglied berichtet regelmäßig im Aufsichtsrat bzw. im Prüfungsausschuss über Compliance-Themen. Der Chief Compliance Officer ist für die Steuerung des Compliance-Programms verantwortlich. Er berichtet unmittelbar an den Vorstand Recht & Compliance.

    All diese Grundsätze werden mithilfe bestehender Programme und Managementsysteme umgesetzt. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung auf unserer Website sowie im Kapitel „ Grundlagen des Konzerns“ im Geschäftsbericht 2017 wird hierüber ausführlich informiert.

  • Leitung und Kontrolle

    technotrans weist ein duales Führungssystem auf. Die Aufgabenteilung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat richtet sich nach dem Aktiengesetz, der Satzung und den Geschäftsordnungen für Vorstand und Aufsichtsrat.

    Der Vorstand leitet gemeinschaftlich das operative Geschäft. Er bestand im Geschäftsjahr 2017 aus drei Mitgliedern und wird gemäß Gesetz und Satzung vom Aufsichtsrat überwacht. Die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat sind auf den entsprechenden Seiten ("Organe") im Geschäftsbericht aufgeführt.
    Die Mitglieder des Vorstands tragen unbeschadet ihrer jeweiligen Ressortzuständigkeit gemeinsam die Verantwortung für die Geschäftsführung. Das Management der Tochtergesellschaften und die Leiter der verschiedenen Funktions- und Produktbereiche berichten jeweils an ein Vorstandsmitglied. Der Vorstand wird vom Aufsichtsrat beraten, überwacht und kontrolliert. Er berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle wesentlichen Fragen der Geschäftsentwicklung, die Unternehmensstrategie sowie über mögliche Risiken.

    Die Zusammensetzung des Aufsichtsrates der technotrans AG ist gesetzlich vorgegeben und im Einzelnen in der Satzung geregelt. Vier der sechs Mitglieder des Aufsichtsrates werden von den Anteilseignern gewählt, zwei Mitglieder sind gewählte Vertreter der Beschäftigten. Zudem hat der Aufsichtsrat Ziele für seine Zusammensetzung festgelegt. Der Aufsichtsrat hat sich und seinen Ausschüssen eine Geschäftsordnung gegeben.

    Einzelheiten zur Zusammensetzung der Organe und zur Verteilung der Vorstandsressorts finden sich ebenfalls im Abschnitt „Organe“.

    Die Aktionäre der technotrans AG nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr. Die jährliche Hauptversammlung findet in der Regel im Mai statt. Den Vorsitz der Hauptversammlung führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Die Hauptversammlung entscheidet über alle ihr durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben (u. a. Gewinnverwendung, Entlastung des Vorstands und des Aufsichtsrats, Wahl der Aufsichtsratsmitglieder, Kapitalmaßnahmen und Satzungsänderungen).

  • Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen

    Die Mitglieder des Vorstandes sind dem Gesetz nach gemeinschaftlich zur Geschäftsführung befugt. Eine detaillierte Darstellung der Zuständigkeiten und Ressorts findet sich im Geschäftsbericht im Abschnitt "Organe". Alle Mitglieder sind eng in die operativen Aktivitäten eingebunden.
    Entsprechend der gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorschriften bestellt der Aufsichtsrat die Mitglieder des Vorstandes. Er erlässt eine Geschäftsordnung für den Vorstand, die einen Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte enthält, sowie einen Geschäftsverteilungsplan.
    Die Vorstandsmitglieder nehmen in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrates teil und berichten schriftlich und mündlich zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und Beschlussvorlagen und beantworten die Fragen der Aufsichtsratsmitglieder.

    Der Aufsichtsrat hat sich eine Geschäftsordnung gegeben. Die Tagesordnung sowie eine ausführliche schriftliche Unterlage erhält der Aufsichtsrat eine Woche vor seiner Sitzung.
    Der Vorsitzende des Aufsichtsrates berichtet auf der Hauptversammlung über die Tätigkeit des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse an die Aktionäre.
    Insbesondere der Vorsitzende des Aufsichtsrates trifft sich regelmäßig mit dem Vorstand und erörtert mit diesem aktuelle Fragen. Außerhalb dieser Treffen informiert der Vorstand den Aufsichtsratsvorsitzenden über aktuelle Entwicklungen.

    Zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat drei Ausschüsse gebildet. Der Nominierungsausschuss (Mitglieder: die Vertreter der Aktionäre im Aufsichtsrat) schlägt geeignete Kandidaten für Wahlen der Hauptversammlung zum Aufsichtsrat vor. Des Weiteren wurde ein Prüfungsausschuss gebildet (Mitglieder: Dieter Schäfer, Dr. Wolfgang Höper, Heinz Harling) und ein Personalausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Mitglieder: Heinz Harling, Dr. Norbert Bröcker und Dr. Wolfgang Höper). Der Prüfungsausschuss tagt in Anwesenheit des Abschlussprüfers und der Vorstände, und befasst sich mit Fragen des Jahresabschlusses, der Rechnungslegung, des Controllings und des Risikomanagements, steuerlichen Themen, der Compliance, der erforderlichen Unabhängigkeit der Wirtschaftsprüfer, der Erteilung des Prüfungsauftrages an den Abschlussprüfer, der Bestimmung der Prüfungsschwerpunkte und der Honorarvereinbarung. Die zu veröffentlichenden Zwischenberichte werden von den Mitgliedern des Ausschusses zuvor erörtert.
    Mindestens einmal jährlich überprüft der Aufsichtsrat anhand eines strukturierten Fragebogens die Effizienz seiner Arbeit.

  • Ziele zur Zusammensetzung des Aufsichtsrates und des Vorstandes gem. § 111 Abs. 5 AktG

    Der Aufsichtsrat steht der Tätigkeit von Frauen im Aufsichtsrat ebenso wie im Vorstand offen gegenüber. Gleichwohl will der Aufsichtsrat daran festhalten, auch künftig sowohl bei Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung für Aufsichtsratsmitglieder als auch bei der Berufung von Vorstandsmitgliedern nicht das Geschlecht in den Vordergrund zu stellen, sondern sich weiterhin –  unabhängig vom Geschlecht –  an den Kenntnissen und fachlichen Qualifikationen der infrage kommenden Personen zu orientieren.
    Der Aufsichtsrat hat im September 2015 daher – vor dem Hintergrund, dass diese Zielgrößen dem jeweiligen gegenwärtigen Frauenanteil entsprechen –  sowohl die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat als auch die Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand mit null Prozent festgelegt. Die Umsetzungsfristen endeten einheitlich erstmals am 30. Juni 2017. Im Umsetzungszeitraum hat sich an dem Anteil von Frauen im Aufsichtsrat und im Vorstand nichts verändert. Für die Zeit nach dem 30. Juni 2017 hat der Aufsichtsrat erneut die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat und im Vorstand mit null Prozent festgelegt. Um tatsächlich die besten geeigneten Kandidaten oder Kandidatinnen für Vorstand und Aufsichtsrat zu finden, die die erfolgreiche Entwicklung der technotrans AG in den letzten Jahren fortsetzen, spricht sich der Aufsichtsrat dafür aus, die Zielgrößen weiterhin bei null Prozent festzusetzen.

    Gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Erfahrungen bei der Neubesetzung des Vorstands sieht der Aufsichtsrat zahlenmäßige Zielsetzungen kritisch, da sie entsprechende Auswahlverfahren zusätzlich erschweren. Die Umsetzungsfristen laufen jeweils bis zum 30. Juni 2022. Der Aufsichtsrat schließt nicht aus, gleichwohl auch bereits vor dem 30. Juni 2022 eine Kandidatin für die Wahl in den Aufsichtsrat vorzuschlagen oder eine Frau in den Vorstand zu berufen, sofern sich aufgrund einer aus Sicht des Aufsichtsrates geeigneten Kandidatin hierzu Gelegenheit bietet. Auch im Zuge der aktuellen Neubesetzungen war der Aufsichtsrat für eine solche Berufung offen, auch wenn es letztlich zur Berufung zweier Männer in den Vorstand kam.

  • Ziele zur Besetzung von Führungsfunktionen gem. § 76 Abs.4 AktG

    Bei der Besetzung von Führungsfunktionen im Unternehmen achtet der Vorstand auf Vielfalt (Diversity) und strebt insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen an. Für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstandes legt der Vorstand die Zielgrößen fest. Der Vorstand hat daher im September 2015 für den Frauenanteil in der ersten Führungsebene der technotrans AG unterhalb des Vorstandes eine Zielgröße von rund 6 Prozent und für den Frauenanteil in der zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstandes rund 17 Prozent festgelegt. Diese Zielgrößen sollten ebenfalls mit einer Umsetzungsfrist bis zum 30. Juni 2017 erreicht bzw. aufrechterhalten werden. Im Umsetzungszeitraum konnte der Anteil von Frauen auf der ersten Führungsebene von 6 auf 11 Prozent und damit über die gesetzten Ziele hinweg gesteigert werden. Auf der zweiten Führungsebene ist der Frauenanteil innerhalb der ersten Umsetzungsfrist mit 9 Prozent allerdings unter den angestrebten 17 Prozent geblieben. Innerhalb der kurzen erstmaligen Umsetzungsfrist bis zum 30 Juni 2017 ergab sich eine freie Stelle der zweiten Führungsebene, die bisher noch nicht mit einer weiblichen Führungskraft nachbesetzt werden konnte.

    Der Vorstand steht der Tätigkeit und Förderung von Frauen in Führungspositionen offen gegenüber. Mit Blick auf die vergleichsweise geringe Anzahl an Führungspositionen bei der technotrans AG wertet er allein die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Geschlecht jedoch nicht als geeignetes Kriterium für die Auswahl von Führungskräften. Bei der Entscheidung des Vorstandes über die Besetzung der Führungsebenen findet daher vorrangig die Qualifikation der Bewerberinnen und Bewerber Berücksichtigung. Die Erfahrungen in der Vergangenheit haben gezeigt, dass eine angemessene Berücksichtigung von Frauen in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstandes unter Heranziehung dieser Maßstäbe einen über Jahre wachsenden Prozess darstellt.

    Für die Zeit nach dem 30. Juni 2017 gelten nun Zielgrößen von 11 Prozent bzw. 9 Prozent für die ersten zwei Führungsebenen unterhalt des Vorstandes und die jeweilige Umsetzungsfrist bis zum 30. Juni 2022. Das Festhalten am aktuellen Status Quo von 11 Prozent bzw. 9 Prozent wird damit begründet, dass bei der vergleichsweise kleinen Gruppe an Führungskräften der ersten und zweiten Führungsebene bei der technotrans AG jeweils schon eine zum Stichtag unbesetzte Stelle bereits zu einem erheblichen Unterschreiten der selbstgesetzten Zielvorgaben haben kann. Umgekehrt kann eine kurzfristige oder unverwartete Neubesetzung mit einer geeigneten Bewerberin zu einer unerwarteten positiven Steigerung außerhalb der Zielvorgaben führen. Insoweit sind die Zielvorgaben für tatsächliche Veränderungen in der Zusammensetzung der Führungsebenen bei der technotrans AG wenig geeignet. Ungeachtet dessen, setzt sich der Vorstand das Ziel die tatsächlichen Quoten in der ersten und zweiten Führungsebene fortzuentwickeln und zu erhöhen. Über die Umsetzung der Zielvorgaben wird die technotrans AG entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen berichten.

  • Transparente Unternehmenskommunikation

    Eine offene, transparente Unternehmenskommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil guter Corporate Governance. Neben klaren und verständlichen Inhalten erfordert dieser Aspekt auch einen gleichberechtigten Zugang aller Zielgruppen zu den Informationen des Unternehmens.

    technotrans misst dem Internet als orts- und zeitunabhängigem sowie frei zugänglichem Informationsmedium eine hohe Bedeutung bei. Entsprechend hält der Internetauftritt von technotrans für die interessierte Öffentlichkeit eine Vielzahl von gut strukturierten Informationen rund um das Unternehmen bereit. Im Bereich "Investor Relations" sind beispielsweise umfassende finanzwirtschaftliche Informationen über technotrans abrufbar, wie z. B. Geschäfts- und Zwischenberichte sowie Ad-hoc- und Pressemitteilungen. Alle Informationen stehen zeitgleich in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung.

    Die geplanten Termine der wesentlichen wiederkehrenden Ereignisse, d. h. die Veröffentlichungstermine des Geschäftsberichtes und der Zwischenberichte sowie der Termin der Hauptversammlung, sind in einem "Finanzkalender" zusammengestellt. Dieser wird mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf veröffentlicht und auf der Internetseite von technotrans zur Verfügung gestellt. Die Termine für die Veröffentlichungen orientieren sich an den Anforderungen der Börsenordnung der Frankfurter Wertpapierbörse für Titel des Prime Standards.

  • Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Vorstands und des Aufsichtsrats (§ 289f Abs. 1 Nr. 6 HGB)

    I.    Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Vorstands
    Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Vorstands im Hinblick auf Internationalität, Vielfalt beruflicher Erfahrungen, Bildungshintergrund und das Alter sowie die Zusammensetzung nach Geschlechtern berücksichtigt insbesondere die folgenden Aspekte:

    • Der Aufsichtsrat strebt für die Zusammensetzung des Vorstands im Hinblick auf Vielfalt (Diversity) die Berücksichtigung unterschiedlicher beruflicher und internationaler Erfahrungen und eine angemessene Beteiligung beider Geschlechter an. Allerdings wird er bei der Auswahl von Vorstandsmitgliedern nicht das Diversitätskonzept in den Vordergrund stellen, sondern sich weiterhin insbesondere an Kenntnissen, fachlichen Qualifikationen und der Persönlichkeit der infrage kommenden Personen orientieren. Das Diversitätskonzept wirkt insoweit als ergänzende Leitlinie bei der Auswahl geeigneter Vorstandskandidaten.
    • Mindestens ein Mitglied des Vorstands soll über besondere internationale Erfahrung verfügen.
    • Bei der Kandidatenauswahl sollen unterschiedliche Erfahrungen aufgrund des Alters berücksichtigt und eine Überalterung des Vorstandsgremiums insgesamt vermieden werden.
    • Die Vorstandsmitglieder sollen unterschiedliche berufliche Erfahrungen und Expertise einbringen. Dies umfasst sowohl die Berufsausbildung als auch die fachliche Erfahrung bei unterschiedlichen Unternehmen und Stationen im Lebenslauf.
    • Im Hinblick auf die Vielfalt in Bezug auf die Zusammensetzung nach Geschlechtern wird auf die Ausführungen zur Zielgrößenfestlegung verwiesen.

    Ziel ist es, mit der Umsetzung der verfolgten Aspekte eine möglichst geeignete und erfolgreiche Zusammensetzung des Gesamtvorstands zu erzielen. Der Aufsichtsrat sieht die Unternehmensleitung hier durchgängig gut aufgestellt. Zu Beginn des Geschäftsjahres 2018 wurde die Zusammensetzung des Vorstands verändert. Das Diversitätskonzept sowie die grundsätzlich persönliche und fachliche Qualifikation waren hierbei unverändert die ausschlaggebenen Entscheidungskriterien. So konnten bei der Personalauswahl im Hinblick auf Alter, berufliche Erfahrungen und Internationalität Kandidaten mit sehr unterschiedlichen Lebensläufen gefunden und an die technotrans AG gebunden werden. Hierdurch konnte die Diversität im Vorstand noch gesteigert werden.


    II.    Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats
    Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats im Hinblick auf Internationalität, Vielfalt beruflicher Erfahrungen, Bildungshintergrund und das Alter sowie die Zusammensetzung nach Geschlechtern berücksichtigt insbesondere die folgenden Aspekte:

    • Der Aufsichtsrat strebt für seine Zusammensetzung im Hinblick auf Vielfalt (Diversity) die Berücksichtigung unterschiedlicher beruflicher und internationaler Erfahrungen und eine angemessene Beteiligung beider Geschlechter an. Allerdings wird er hinsichtlich seiner Zielsetzung und bei den Kandidatenvorschlägen an die Hauptversammlung nicht das Diversitätskonzept in den Vordergrund stellen, sondern sich weiterhin insbesondere an Kenntnissen, fachlichen Qualifikationen und der Persönlichkeit der infrage kommenden Personen orientieren.
    • Mindestens ein Drittel der Anteilseignervertreter soll über eine mehrjährige internationale Erfahrung, z.B. durch die Beratung von oder die Tätigkeit für internationale Unternehmen, verfügen.
    • Der Aufsichtsrat soll in seiner Zusammensetzung Branchenerfahrungen, aber auch eine Vielfalt an Fachexpertise mitbringen, sodass ausdrücklich gewünscht ist, dass die Aufsichtsratsmitglieder unterschiedliche berufliche Hintergründe mitbringen.
    • Zum Zeitpunkt der Wahl sollen die Mitglieder des Aufsichtsrats die Altersgrenze von 67 Jahren noch nicht überschritten haben. In begründeten Einzelfällen kann hiervon abgewichen werden.
    • Im Hinblick auf die Vielfalt in Bezug auf die Zusammensetzung nach Geschlechtern wird auf die Ausführungen zur Zielgrößenfestlegung verwiesen.

    Das mit dem Diversitätskonzept und dem allgemeinen Zielkonzept des Aufsichtsrats verfolgte Ziel ist es, einen ausgewogenen und mit vielen unterschiedlichen Kompetenzen ausgestatteten Aufsichtsrat bei der technotrans AG zu haben, der in besonderer Weise für eine erfolgreiche Wahrnehmung seiner Überwachungsaufgabe steht. Im Jahr 2017 fanden keine Veränderungen im Aufsichtsrat statt. Allerdings hat man sich intensiv mit der Zielkonzeption und dem Diversitätskonzept auseinandergesetzt und insoweit dieses Thema weiter vorangetrieben.




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