Software vereinfacht Technische Redaktion | Aufwand und Fehlerquellen deutlich reduziert | Zeitersparnis bei Übersetzungen

Die Kallfass GmbH setzt bei der Technischen Dokumentation auf die Softwarelösung docuglobe: Der Maschinenbauer aus Klosterreichenbach im Schwarzwald nutzt die Anwendung der gds-Gruppe für die Redaktion von Bedienungsanleitungen, Wartungsübersichten und Fremddokumentationen. Mit der Lösung vereinfacht der Hersteller von Maschinen und Anlagen für die Schnittholzverarbeitung seine Prozesse und reduziert den Aufwand.

"Mit docuglobe erzielen wir heute spürbare Zeit- und Kostenvorteile, nicht zuletzt beim Handling von Übersetzungen für den internationalen Export", sagt Juniorchef Volker Kallfass. Der Spezialmaschinenbauer liefert Anlagen für die Holzbearbeitung an Sägewerke, Parkett- und Palettenfabriken in mehr als 30 Ländern. Die umfangreichen Betriebsanleitungen für die komplexen Maschinen müssen nicht zuletzt wegen der EU-Maschinenrichtlinie in der jeweiligen Sprache des Ziellandes verfasst sein.

In der Vergangenheit war die Erstellung und Pflege der Unterlagen mit einem großen Aufwand verbunden, zumal sämtliche Prozesse mit dem Textverarbeitungsprogramm Word abgebildet wurden. Bei Korrekturen musste so jede einzelne Dokumentversion händisch abgeändert werden. Kallfass hat deswegen das Redaktionssystem docuglobe eingeführt, das mit wiederverwendbaren Textbausteinen, sogenannten Informationsmodulen, arbeitet. Ändern sich Teile eines Modulinhalts, weil beispielsweise ein Produkt weiterentwickelt wurde, werden die Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen.

Dies gilt auch für Übersetzungen der Bedienungsanleitungen, deren Anpassungen früher fehleranfällig und aufwendig waren. Die Inhalte lassen sich heute dank des modularen Aufbaus in unterschiedlichen Dokumenten mehrfach verwenden, wenn inhaltliche Schnittmengen zwischen Produkten dies ermöglichen. Bei Kallfass liegt der Anteil der wiederverwendbaren Textbausteine in der Technischen Dokumentation zwischen 60 und 70 Prozent. Dass zur Integration der Software in die Arbeitsprozesse der Technischen Redaktion nur wenig Einarbeitungszeit nötig war, begünstigte laut Kallfass die Entscheidung für docuglobe.